El ciclo de vida de BPM
Las actividades del business process management pueden clasificarse de la siguiente forma: diseño, modelado, ejecución, monitoreo y optimización.
Diseño:
El ciclo de vida de la gestión de procesos de negocio comienza con la definición y diseño de estos. En esta etapa se desarrollan tanto la identificación de procesos existentes como los futuros. De igual forma se establecen los conceptos básicos de una estrategia empresarial, por ejemplo:
Objetivos estratégicos.
Visión, misión y valores.
Valor del cliente.
En cuanto a un enfoque de procesos más avanzado, esta fase abarca lo siguiente:
Flujos de proceso.
Factores dentro del flujo de procesos.
Alertas y notificaciones.
Escaladas
Procedimientos operativos estándar.
Acuerdos de nivel de servicio.
Mecanismos de transferencia de tareas.
El objetivo principal de la etapa del diseño es garantizar que todos los planes de proceso que se desarrollen sean eficientes y contengan lo necesario para su desarrollo.
Modelado:
A partir de los análisis realizados en la primera fase, se procede al modelado. Esta etapa tiene por objetivo describir aspectos, como:
modelos de negocio
mapas de macroprocesos
cadenas de valor.
De igual manera, el modelado toma un diseño teórico e introduce combinaciones variables, por ejemplo: cambios en costos de alquiler o materiales que pueden afectar o determinar cómo operará el proceso bajo diferentes circunstancias.
El establecimiento de escenarios ficticios también es un recurso viable para predecir cómo una empresa va a reaccionar ante alguna situación o una nueva estrategia. Esta simulación permite anticipar comportamientos, hacer correcciones y conocer probables resultados.
Ejecución:
En esta fase la teoría se vuelve algo real al tomar forma todo lo planteado anteriormente. La implementación del proceso empresarial se realiza de manera manual, automática o una combinación de ambas. Por ejemplo: los procesos de negocio manuales son impulsados por humanos y los comerciales por automatizaciones basadas en software especializado.
Para el buen funcionamiento de esta etapa también es vital analizar y eliminar actividades que no aportan valor a la empresa ni al cliente. Esto puede ser a través de aumentar el nivel de tareas y actividades automatizadas a realizar para que el talento humano pueda concentrarse en actividades de mayor valor.
Monitoreo:
El monitoreo abarca el rastreo de procesos individuales para proporcionar el estado de desempeño de cada uno. Esta información puede ser de gran utilidad para mejorar procesos con clientes y proveedores, ya que permite ver puntos clave dentro de la cadena como: tiempo de ciclo, tasa de defectos y productividad. Gracias a este proceso se pueden establecer alarmas de incumplimientos o pueden reasignarse tareas. La finalidad es que los procesos se ejecuten con eficacia.
En esta actividad es indispensable la implementación de indicadores claros, precisos y eficientes que retroalimenten el funcionamiento de las actividades anteriores. Cuando nos referimos a eficientes es que se generen de forma automática desde el Sistema de gestión empresarial y así evitar colocar recursos adicionales que generan costos y reprocesos.
Optimización:
La fase de optimización toma en cuenta todo lo analizado y detectado anteriormente para hacer las mejoras y cambios necesarios. Es decir, si existían cuellos de botella en ciertos procesos o surgieron nuevas oportunidades de ahorro, en esta etapa pueden aplicarse las propuestas nuevas.
Ahora, para desarrollar una buena gestión de procesos de negocio, existen estrategias que pueden ayudarte desde el inicio. Para todas las actividades es indispensable el apoyo de una excelente y parametrizable plataforma tecnológica, así tu ciclo puede ser mucho más rápido y eficaz.
Iniciar este ciclo de actividades siempre traerá dificultades pero al final se logrará la medición y eficiencia que el BPM promete a las empresas que lo adoptan con disciplina y constancia.
