EL CONTROL DE COSTOS Y PRODUCCIÓN
Una vez realizado el cálculo de la tasa horaria por cada centro de costo, y de calcular con ella una cotización detallada de cada trabajo que debamos realizar, será necesario establecer una disciplina de gestión que nos permita maximizar los beneficios de nuestra empresa. Controlar los costos y controlar la producción sin duda nos ayudaran a conseguirlo.
El control de costos
Partiendo de la cotización del trabajo, deberemos realizar un control de costos exhaustivo en cada uno de los trabajos que produzcamos. Esto nos obligará a controlar tanto los tiempos de producción que empleamos en la realización de los trabajos, como las materias primas y consumibles empleados en los mismos. También analizaremos las subcontrataciones si se producen. En los supuestos que veremos a continuación vamos a entender que las cotizaciones están correctamente calculadas. De esta forma podremos analizar:
1.1 La rentabilidad global del trabajo y sus desviaciones.
En la cotización, una vez sumados todos los costos, habremos cargado un margen de beneficio para cada trabajo.
Supongamos que en un trabajo su costo total son 100. Le cargamos un margen de beneficio del 30% sobre costo, con lo que su precio de venta son 130. Si una vez producido calculamos su costo de producción y han sido 118,18, esto significará que hemos tenido una desviación de 18,18 en el costo total del trabajo, y que la rentabilidad ha pasado de ser el 30% a ser el 10%. Deberemos analizar las causas de esta desviación y poner las medidas correctoras para que esto no vuelva a ocurrir. Si, por el contrario, el trabajo tuviese un costo total de 92,85, esto supondría una desviación a nuestro favor, ya que hemos producido en menos costo del previsto, con lo que la rentabilidad real del trabajo será del 40%.
1.2 La desviación en materiales y consumibles.
Deberemos analizar la desviación tanto de los materiales teóricos necesarios calculados para la producción del trabajo y los realmente imputados al mismo, así como de todos los consumibles necesarios para la fabricación del mismo. Si la diferencia fuese negativa (a nuestro favor), podríamos mejorar el precio de venta del trabajo para futuras realizaciones. Si fuese positiva (en nuestra contra), deberemos establecer las mejoras necesarias para que estas no vuelvan a ocurrir. El objetivo vuelve a ser el poner las medidas correctoras para maximizar el beneficio del trabajo.
1.3 La desviación de costos por cada centro operativo.
Una parte muy importante es analizar si cada uno de los centros de costo ha cumplido los estándares marcados desde el departamento de cotizaciones. Esto nos llevará a analizar tanto la suma total de trabajos imputados al centro de costo, así como las desviaciones por cada operación productiva. Por ejemplo, en una maquina de impresión hemos cotizado una hora de preparación y una hora de tirada. El tiempo total son dos horas. En la realidad tardamos media hora en preparar y una hora y cuarto en tirada. El tiempo total son 1,75 horas. En el computo global hemos conseguido mejorar la cotización. En la preparación también. Pero en la tirada hemos tardado mas de lo previsto, con lo cual es algo que podemos mejorar para el futuro.
1.4 La desviación en las subcontrataciones.
Este apartado será normalmente el que menos problemas debería proporcionarnos, pero será objeto de análisis y comparación con los datos teóricos para poder analizar desviaciones también y tomar las medidas correctoras si estas fuesen necesarias.
El control de producción
Para realizar un adecuado control de producción vamos a explicar unos breves conceptos sobre la improductividad. La improductividad son los tiempos que nos cuestan tiempo de producción pero que no son facturables directamente a los clientes en cada uno de los trabajos. Podemos distinguir dos tipos de improductividad:
Improductividad Absoluta: Son todos aquellos tiempos que no son facturables directamente a los clientes, pero se pueden cronometrar. Algunos ejemplos son el mantenimiento de las maquinas, las averías, etc. Estos tiempos deben ser controlados y minimizados al máximo. La improductividad absoluta se medirá tanto en el global del taller como en cada uno de los centros de costo. Como norma general, se establecerá un grado de productividad en cada departamento, que será el que hemos utilizado en el calculo teórico de la tasa horaria. Como norma general intentaremos superar el 80% de productividad en cada centro de costo, aunque habrá que analizar en cada caso si este es el ratio a aplicar, en función de las características del recurso productivo
Improductividad relativa. La improductividad relativa es cuando las maquinas funcionan, pero no al ritmo que deben. Por ejemplo, si en una tirada debemos alcanzar los 10.000 a la hora, y en la realidad nos quedamos en 9.000 a la hora, esto supone una improductividad que debemos intentar corregir. Como siempre, el objetivo del control de la misma será poner las medidas necesarias para que esta no se produzca. Optimizando la improductividad conseguiremos obtener un mayor tiempo de disponibilidad de los recursos productivos, lo cual nos puede ayudar a optimizar la obtención de beneficios empresariales
En Gestión21 disponemos de un módulo de control de costos y de control de producción que permite realizar todo este trabajo de manera automática.
