Con Gestión 21 una sola persona puede realizar y enviar más de 50 cotizaciones diarias, sin cometer errores

CÁLCULO DE COTIZACIONES Y SEGUIMIENTO COMERCIAL

Independientemente del sector gráfico en el que nos encontremos, el método de cálculo de cotizaciones debe ser perfectamente válido para todos los sectores de artes gráficas en los cuales queramos utilizarlo. Por simplificación, en el presente artículo se va a utilizar un ejemplo simulado que nos permita cálculos, pero la esencia del método debe ser exportable a cualquier tipo de negocio.

El punto de partida, para el cálculo de cotizaciones, es la correcta definición de todos los centros de costo productivos junto con sus tarifas horarias. Una vez que esto está definido correctamente, y recordemos la importancia que tiene partir de unas tarifas horarias correctas, tendremos que prever todo lo que va a ocurrir con el trabajo en cuestión. Una vez que la infraestructura este perfectamente preparada, deberemos definir el producto con la mayor exactitud posible, para lo cual nos ayudarán las conversaciones que se mantengan con nuestro cliente potencial, durante el transcurso de las cuales intentaremos definir al máximo todas las características del trabajo, y las que no sea posible definir, las acotaremos debidamente en la presentación de la oferta. Debemos hacer especial hincapié en la correcta definición de las características del trabajo, puesto que si el trabajo no está correctamente definido será imposible realizar el cálculo. La cotización se va a dividir en varios tipos de costos, que se detallan a continuación.

COSTO DE PAPEL O SOPORTE

Incluirá todos los soportes necesarios para la creación del trabajo. En este apartado estará el papel, cartón, vinilo, plástico, tela, aluminio, etc., sobre el cual se realice el trabajo de impresión.

Número Fuera = Tamaño Pliego / Tamaño Trabajo.

Costo Soporte = Soporte Necesario x Precio Soporte

COSTO POR TIEMPOS DE MÁQUINA

Por tiempos de máquina entenderemos todas las previsiones de ocupación de tiempos en las distintas máquinas del taller, como tiempo de impresión, tiempo de revelado, tiempo de insolación, tiempo de plegado, etc.

Tiempo Máquina = Número Unidades a Producir / Velocidad Horaria Máquina

Costo Máquina = Tiempo Máquina x Tasa Horaria

TIEMPOS DE MANO DE OBRA

Por tiempos de mano de obra entenderemos todas las previsiones de tiempos que vayan a ser necesarias para la consecución del trabajo, tales como manipulados, empaquetados manuales, etc.

Tiempo Mano Obra = Número Unidades a Producir / Velocidad Horaria Mano Obra

Costo Mano Obra = Tiempo Mano Obra x Tasa Horaria

CONSUMIBLES

En este apartado reflejaremos todos aquellos consumibles que sean necesarios para producir el trabajo, tales como planchas, tintas, elementos de encuadernación, etc.

Costo Consumibles = Costo Unitario x Número Consumibles

SUBCONTRATACIÓN

Dentro del apartado de subcontratación, contemplaremos todos aquellos importes de los trabajos que, por no poder ser realizados por nosotros, los encargaremos al exterior. Como ejemplo, trabajos de composición, filmación, producción de fotolitos, encuadernación, plastificado, etc.

El importe, nos vendrá dado bien por un precio unitario, que deberá ser multiplicado por las unidades necesarias de subcontratación, o bien por un importe total que será dado por el subcontratado.

Importe Subcontratación = Número Unidades x Costo Unitario

SEGUIMIENTO COMERCIAL. ENVÍO DE OFERTAS. IMPORTANCIA Y SEGUIMIENTO

La mayoría de las empresas de artes gráficas de la actualidad, no poseen una estructura comercial clara, siendo en la mayoría de los casos el responsable de la empresa el encargado de las relaciones comerciales. No disponer de una estructura comercial, implica el mantenerse en los mercados conocidos, con lo cual resulta complicado intentar diversificar hacia nuevos clientes y/o mercados.

Conviene intentar tanto una diversificación de productos, que supone ir a los mercados actuales con nuevos productos, una diversificación de mercados, que supone atacar nuevos mercados con los productos ya disponibles en la actualidad y, si fuese necesario, una diversificación concéntrica, que supone compaginar nuevos productos con nuevos mercados.

La diversificación de productos viene de la mano de intentar ofrecer nuevos productos que aporten, a poder ser, una mayor diferenciación en los mercados que la empresa ya está presente. La diversificación de mercados implica vender los productos que actualmente se producen en nuevos mercados o nuevos clientes. En una fase posterior, y centrándonos en los resultados obtenidos, quizás sea necesario intentar una diversificación concéntrica, o sea: vender productos nuevos en mercados nuevos.

Con estas medidas intentamos salir de la guerra de precios que, en la actualidad, se mantiene en los mercados a los que se dirige la empresa de artes gráficas convencional. Consideramos necesario buscar un mayor valor añadido de los productos para, así, no basar la venta en precio.

Respecto al tiempo de respuesta de las cotizaciones que nos soliciten los clientes, tenemos que ser muy cuidadosos. La imagen de una buena calidad comienza ya en los contactos iniciales con los clientes. Basándonos en las estimaciones de los tiempos de respuesta de los clientes que disponemos, muchas de las cotizaciones que llegan con una carencia de una semana desde su solicitud, al llegar la oferta llega fuera de plazo por ya estar el trabajo encargado. Esto, junto con la ausencia de un seguimiento comercial de los precios presentados, hace que se pierda un número importante de trabajos. Por lo tanto, es necesario implementar un procedimiento comercial basado en los siguientes tiempos de respuesta:

Desde la recepción de la solicitud de oferta por parte del cliente hasta la presentación de la oferta no deben pasar más de 24 horas naturales u ocho horas laborables. Esto hace que, si un cliente nos pide una cotización un lunes a las cuatro de la tarde, esta solicitud se anotará en un cuaderno, para así contestarla antes del martes a las cuatro de la tarde. De esta forma conseguimos que las cotizaciones lleguen en plazo.

Este documento nos servirá para manejarlo en la reunión semanal del departamento comercial, analizándose las desviaciones detectadas y tomando las medidas oportunas para su corrección.

En el plazo de ocho horas laborables, ó 24 horas naturales, se deberá realizar un seguimiento de la oferta presentada, mediante un contacto telefónico o personal con el cliente, con objeto de cerciorarnos de la recepción de la misma, e indagar acerca de la posibilidad de realizar la venta. Si es posible obtener el trabajo, negociaremos sus condiciones, y si no es posible, indagaremos las causas por las cuáles no se ha podido conseguir, anotando unas pequeñas observaciones.

El sistema Gestión21 dispone de un módulo de realización de cotizaciones que lo calcula de manera automática y en pocos minutos. Es rápido y no comete errores. Además, permite el envío de ofertas por correo electrónico de manera automática. Estas ofertas quedan almacenadas en la base de datos para, luego, poder obtener las cotizaciones pendientes de aceptación que tenemos en cada momento y poder realizar el seguimiento comercial. Este módulo presenta amplios beneficios para el usuario. Una sola persona puede realizar y enviar más de 50 cotizaciones diarias, sin cometer errores. Esto se traduce en una reducción de tiempos administrativos sustanciales. Si, con estos tiempos, invertimos los tiempos ahorrados en hacer el seguimiento comercial de las cotizaciones enviadas, podemos obtener un incremento de los trabajos conseguidos, trasladando este incremento de trabajos a la cuenta de resultados de la empresa

Mario Temprano

Consultores Asociados SL